Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Ori, uitgebaat door Toshi Briat, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die Ori zelf verwerkt.

• Ondernemer: Toshi Briat
• Handelsnaam: Ori
• Adres: Klompenmakersstraat 19, 2880 Bornem, België
• E-mail: info@oribytoshi.be

Ori biedt perinatale psychologische counseling en psychosociale begeleiding rond preconceptie, zwangerschap, geboorte, de postpartumperiode en ouderschap. Ori biedt binnen deze praktijk geen medische diagnose, medische behandeling, psychotherapie, psychiatrische zorg of spoedhulp.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u de website van Ori bezoekt, contact opneemt, informatie aanvraagt, een afspraak maakt of deelneemt aan individuele begeleiding, een online gesprek, groepssessie, workshop, infosessie of evenement van Ori.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt Ori?

Afhankelijk van uw contact met Ori kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• identificatiegegevens, zoals uw naam;
• contactgegevens, zoals uw e-mailadres en telefoonnummer;
• afspraak- en administratieve gegevens, zoals datum, tijdstip, gekozen dienst en betalingsinformatie;
• informatie die u invult in het contactformulier of meedeelt via e-mail;
• gegevens die u tijdens de begeleiding deelt over uw hulpvraag, persoonlijke situatie, kinderwens, zwangerschap, geboorte, postpartumperiode of ouderschap;
• gezondheidsgegevens of andere gevoelige persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een veilige en passende begeleiding;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browser-, toestel- en beveiligingsgegevens, voor zover deze door de website of hostingdienst worden verwerkt;
• gegevens die nodig zijn om aan wettelijke, boekhoudkundige of administratieve verplichtingen te voldoen.

Het vrije tekstveld van het contactformulier is niet bedoeld voor uitgebreide medische of bijzonder gevoelige informatie. U wordt aangeraden zulke informatie pas tijdens een persoonlijk en passend beveiligd gesprek te delen.

4. Waarom verwerkt Ori uw gegevens?

• om uw vraag te beantwoorden en contact met u op te nemen;
• om een afspraak of deelname te organiseren en op te volgen;
• om de gevraagde counseling of psychosociale begeleiding zorgvuldig en veilig te verlenen;
• om betalingen, administratie en boekhouding te verwerken;
• om de website technisch, functioneel en veilig te laten werken;
• om misbruik, fraude of beveiligingsincidenten te voorkomen en te onderzoeken;
• om te voldoen aan wettelijke en professionele verplichtingen;
• om rechtsvorderingen te kunnen instellen, uitoefenen of verdedigen.

5. Op welke rechtsgronden steunt de verwerking?

Voor gewone persoonsgegevens steunt Ori, naargelang de situatie, op:

• uw toestemming;
• de uitvoering van een overeenkomst of maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst;
• een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang, zoals veilige communicatie, beveiliging, administratie en de verdediging van rechten, voor zover uw belangen en grondrechten niet zwaarder wegen.

Gezondheidsgegevens en andere gevoelige gegevens

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en krijgen extra bescherming. Ori verwerkt zulke gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de gevraagde begeleiding én wanneer daarvoor zowel een geldige rechtsgrond als een toepasselijke uitzondering volgens artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming bestaat. Waar vereist vraagt Ori uw uitdrukkelijke toestemming.

U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken via info@oribytoshi.be. De intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking plaatsvonden. Gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht of een andere geldige rechtsgrond geldt, kunnen ondanks de intrekking nog worden bewaard voor zover dat noodzakelijk is.

6. Hoe lang bewaart Ori uw gegevens?

Ori bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld:

• contactvragen die niet tot begeleiding leiden: zolang nodig om de vraag af te handelen en eventuele opvolging te verzorgen;
• afspraak-, cliënt- en begeleidingsgegevens: gedurende de begeleiding en daarna zolang dit noodzakelijk is voor wettelijke of professionele bewaarplichten en de verdediging van rechten;
• facturatie- en boekhoudgegevens: gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn;
• technische en beveiligingsgegevens: gedurende de beperkte termijn die noodzakelijk is voor werking, beveiliging en probleemoplossing.

Wanneer een exacte termijn niet vooraf kan worden bepaald, gebruikt Ori onder meer het doel van de verwerking, wettelijke verplichtingen, mogelijke geschillen en de gevoeligheid van de gegevens als criteria. Daarna worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

7. Met wie kunnen uw gegevens worden gedeeld?

Ori verkoopt uw persoonsgegevens niet en deelt ze niet voor commerciële doeleinden. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. Mogelijke ontvangers zijn:

• Base44, als technische leverancier en hostingplatform van de website en het contactformulier;
• Microsoft, voor e-mailverwerking via Outlook en de daarmee verbonden technische diensten;
• boekhoudkundige, juridische of IT-dienstverleners die Ori ondersteunen en tot vertrouwelijkheid gehouden zijn;
• overheidsinstanties, toezichthouders of gerechtelijke instanties wanneer de wet dit vereist;
• hulpdiensten of bevoegde hulpverleners wanneer dit wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is om vitale belangen te beschermen.

Afspraken via Salonized verlopen binnen de werking van House of Recovery. House of Recovery is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in Salonized. Voor die verwerking geldt de privacy-informatie van House of Recovery en, waar van toepassing, Salonized. Ori ontvangt alleen de gegevens die nodig zijn om de eigen afspraken en begeleiding uit te voeren.

Enkel wanneer u zelf in behandeling gaat bij een collega, kan die collega uw gegevens opvragen, mits uw toestemming.

8. Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt?

De website en het contactformulier worden technisch aangeboden via Base44. Volgens de huidige inrichting kunnen gegevens daarbij in de Verenigde Staten worden opgeslagen of verwerkt. Ook Microsoft en andere technische dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, gebeurt dit alleen met een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit, deelname aan een erkend gegevensbeschermingskader of goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Waar nodig worden aanvullende beschermingsmaatregelen toegepast.

9. Hoe beveiligt Ori uw gegevens?

Ori neemt passende technische en organisatorische maatregelen die rekening houden met de gevoeligheid van de gegevens en de risico's van de verwerking. Deze maatregelen omvatten waar passend:

• beperking van toegang tot personen die de gegevens daadwerkelijk nodig hebben;
• beveiligde accounts, sterke wachtwoorden en waar mogelijk meerstapsverificatie;
• beveiligde gegevensoverdracht en zorgvuldig gekozen digitale dienstverleners;
• vertrouwelijke behandeling en veilige opslag van begeleidingsinformatie;
• regelmatige controle van toegangsrechten, instellingen en beveiligingsmaatregelen;
• een procedure voor incidenten en, wanneer vereist, melding van een persoonsgegevenslek aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en de betrokken personen.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Ori beperkt daarom ook de hoeveelheid verzamelde gegevens en vraagt om geen uitgebreide gevoelige informatie via het gewone contactformulier te versturen.

10. Uw privacyrechten

Binnen de voorwaarden van de AVG kunt u vragen om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van uw gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens die u zelf verstrekte;
• bezwaar tegen een verwerking die op een gerechtvaardigd belang steunt;
• intrekking van uw toestemming;
• informatie over de waarborgen bij een doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte.

U kunt uw verzoek sturen naar info@oribytoshi.be. Ori kan om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. In beginsel ontvangt u binnen één maand een antwoord. Die termijn kan in complexe gevallen volgens de wet worden verlengd.

U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Ori stelt het op prijs wanneer u een bezorgdheid eerst rechtstreeks meldt, zodat naar een oplossing kan worden gezocht.

11. Website, kaartafbeelding en externe links

De website gebruikt een gewone afbeelding of screenshot van een kaart. Door het bekijken van die afbeelding wordt geen interactieve Google Maps-kaart geladen en ontvangt Google via de kaartafbeelding geen bezoekersgegevens. Pas wanneer u zelf op de link naar Google Maps klikt, verlaat u de website van Ori en gelden de privacy- en cookievoorwaarden van Google.

Hetzelfde geldt voor gewone links naar Salonized, sociale media en andere websites: na het aanklikken verwerkt de externe partij gegevens volgens haar eigen privacybeleid. Ori is niet verantwoordelijk voor de inhoud of privacypraktijken van externe websites.

Voor cookies en gelijkaardige technieken op de website geldt daarnaast het afzonderlijke cookiebeleid van Ori.

12. Wijzigingen en contact

Ori kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, website, gebruikte leveranciers of wetgeving wijzigen. De datum bovenaan toont wanneer de verklaring voor het laatst werd bijgewerkt. Belangrijke wijzigingen worden waar passend duidelijk meegedeeld.

Vragen, verzoeken of opmerkingen over deze privacyverklaring kunt u richten aan Toshi Briat via info@oribytoshi.be.